Notre leitmotiv, à Julie Desk est, et sera toujours, de vous faire gagner du temps et vous aider à améliorer votre efficacité, aussi bien sur le plan professionnel que personnel.
Nous continuons donc de rencontrer des experts sur le sujet de la productivité pour partager avec vous leurs meilleures astuces en ce qui concerne ce domaine. Aujourd’hui, nous découvrons Priscille Livenais, auteure du Blog Productiv’You, dont nous vous avons déjà parlé dans notre article sur les 10 experts à connaître lorsqu’il s’agit de la productivité.
1. Bonjour Priscille, pouvez-vous nous parler de vous et de votre blog ?
Je suis mère de 2 grands garçons, cadre dans le secteur des transports de marchandise et de la logistique, des métiers d’organisation, depuis plus de 25 ans. Je suis beaucoup intervenue en opérations logistiques et transports, en management d’équipes, en gestion de projets complexes. J’adore cuisiner, pâtisser, les travaux manuels (couture, tricot, broderie, bricolage…). Je lis beaucoup aussi.
J’ai créé mon blog Productiv’You le 1er janvier 2015 et le podcast quelques mois plus tard. Mon but est de partager des trucs, astuces, techniques et retours d’expérience autour de l’efficacité personnelle et professionnelle.
2. Pourquoi avez-vous décidé de vous intéresser aux sujets de l’organisation personnelle, professionnelle et de la productivité ?
De part mon métier, l’organisation est une seconde nature, et les techniques d’organisation que l’on utilise dans le monde professionnel sont aussi très utiles dans la vie privée … Par ailleurs, j’étais assez souvent questionnée par des collègues ou amies qui me demandaient comment je faisais pour mener de front une vie professionnelle bien remplie, m’occuper seule de mes deux fils, avoir des activités sociales, faire du sport etc. Alors que je ne m’étais jamais vraiment posé la question, je me suis rendue compte qu’au fil des ans, j’avais effectivement mis en place des techniques qui me permettaient d’en faire plus. C’est ce que j’ai souhaité partager au travers de mon blog, et aussi j’étais désireuse d’en apprendre encore plus sur le sujet. Le blog me donne une «excuse» pour pousser mes recherches et me documenter davantage sur ce sujet.
3. Quelles sont vos astuces pour toujours rester motivée et productive ?
Une des premières astuces est d’accepter que l’on n’est pas toujours motivé et productif. Ce qui veut dire qu’il faut organiser son agenda, et sa to-do list en fonction de son rythme biologique personnel et des moments de baisse d’énergie. Et pendant ces moments là, on va privilégier des activités «simples» qui vont nous recharger. Par exemple, un extraverti pourra passer des coups de téléphone car le contact va le booster. Un introverti au contraire, se concentrera sur des activités solos, puisque c’est le fait d’être seul qui va le «recharger». Se connaître est donc un facteur clé de succès.
On alternera aussi des activités que l’on aime avec d’autres que l’on aime moins, afin d’éviter de ne faire que les choses qui nous plaisent et se retrouver avec une to-do pleine de choses «rébarbatives» dont on aura un mal fou à venir à bout. J’appelle cela la technique du sandwich.
Visitez mon blog pour aller plus loin sur les rythmes.
4. Quels sont les principaux enjeux pour quelqu’un qui souhaite devenir zen et efficace grâce à l’organisation ?
Le principal enjeu est de savoir pourquoi l’on veut devenir plus efficace. Le piège est de se dire que, comme cela, on fera plus de choses. Le but de l’organisation n’est pas de faire de plus en plus de choses parce qu’on est plus efficace, car on ne deviendra pas plus zen.
L’organisation et l’efficacité nécessitent de bien cibler ses priorités, afin de faire très efficacement les choses qui comptent et de se libérer du temps pour profiter de ses enfants, sa famille, faire du sport, apprendre des choses nouvelles, travailler sa passion etc..
L’autre enjeu, c’est de déterminer ce qui compte le plus pour soi et d’y concentrer toute son attention, en se libérant des distractions. Nous sommes tellement sollicités de toute part, que ce ciblage est très difficile à faire et aussi à tenir, si on n’a pas de motivation suffisamment forte. Et une fois que la cible est déterminée, on pourra travailler efficacement pour l’atteindre. On peut avoir plusieurs cibles, correspondant aux différents aspects de sa vie. On y allouera alors le temps nécessaire, pour s’y consacrer avec efficacité.
Le but de l’organisation n’est pas de faire plus de choses, mais de cibler ses priorités.
5. Vous parlez régulièrement de la médiation sur votre blog, en quoi la méditation améliore votre productivité ?
La méditation est un vrai support à la productivité car, grâce à la méditation, on apprend à vivre le moment présent, à être dans l’instant présent, concentré sur une seule chose. Or ce focus, cette attention portée sur une chose à la fois est la clé de la productivité. En entrainant son esprit par la méditation à se libérer des distractions, à se concentrer, on augmente ses facultés à rester concentré pendant de longues périodes sur un sujet, et donc à être plus efficace, plus attentif.
Un exemple de bénéfice : en étant pleinement concentré pendant les heures de travail, on va s’assurer d’être efficace et de remplir sa mission dans les heures « normales » et rentrer chez soi, l’esprit satisfait. On sera ainsi totalement concentré sur la « mission » suivante, comme passer la soirée avec ses enfants en étant pleinement présent et sans checker ses mails toutes les 3 minutes.
Par ailleurs, la méditation mindfulness invite aussi à la reconnaissance des sentiments et émotions qui nous habitent, sans vouloir les éradiquer, mais en les accueillants avec bienveillance et en les laissant passer sans que nous en soyons affectés. Cela contribue aussi à notre efficacité, on garde la « tête froide », on va éviter les réactions à chaud, les coups de sang qui font souvent plus de mal que de bien.
« La méditation est un vrai support à la productivité »
6. Avez-vous des applications ou outils que vous recommanderiez-vous à nos lecteurs pour améliorer leur efficacité personnelle et professionnelle ?
C’est une question piège car le choix d’un outil plutôt qu’un autre dépend entièrement de ce qu’on en attend et de l’utilisation que l’on souhaite en faire.
Il n’y a pas d’outil magique. Je peux recommander certains outils que j’utilise, mais il n’y a pas d’applications universelles qui conviennent à tous.
Parmi mes applications favorites :
- Evernote, pour ne rien oublier, stocker des articles, données, photos etc.
- Asana pour la gestion de projets et tâches.
- Stop, Breathe and Think pour la méditation.
- Sleep Cycle pour le suivi du sommeil.
- Google Drive pour stocker dans le Cloud.
- La Suite Google pour le travail collaboratif sur des documents.
- Zoom pour les video conferences.
- Focus Keeper, pour le pomodoro.
- Mindnode pour le mindmapping.
- Scannable pour récupérer des pdf simplement et gratuitement.
7. Vous avez publié un article intitulé “Les erreurs qui vous empêchent d’atteindre vos objectifs”. Selon vous, quelles sont les erreurs principales qui ont le plus d’impact sur la productivité ?
- La première erreur est de changer sans arrêt de système d’organisation, sans prendre le temps d’en découvrir un à fond, de le mettre en place et d’en tirer des bénéfices. Nous sommes tellement sollicités que l’on peut être tenté de tester des tonnes de nouvelles applications ou méthodes, mais cela n’a aucune efficacité à moyen terme. Pour choisir une application ou un type d’organisation, il faut savoir très exactement ce que l’on cherche et se connaître. Si vous êtes très visuels, vous aurez besoin sans doute de design coloré, de jolis visuels pour une application de suivi de projets quand d’autres pourraient se contenter d’une simple feuille excel en noir et blanc.
- La deuxième erreur, qui est liée à la première, c’est de croire que le life hacking ça marche pour les habitudes et l’efficacité. Il n’y a pas de raccourci pour mettre en place de bonnes habitudes, des routines efficaces ou pour adapter un système à sa personnalité. Tout est affaire de temps, quoique l’on dise. Il y a des sites qui vont vous donner des listes de systèmes ou d’applications, qui vous ferons gagner du temps dans votre recherche. Cependant, au moment de passer à l’action, c’est votre temps et votre persévérance qui seront nécessaires.
- Troisième erreur, être persuadé que l’on maitrise le multitasking. C’est un leurre, à chaque fois que l’on switch notre attention d’un écran à un autre, d’un sujet à un autre, on perd du temps et de l’efficacité. Si on a besoin de changer souvent de sujet, on peut néanmoins s’astreindre à passer quelques minutes sur chaque sujet, en utilisant la technique du pomodoro par exemple. On aura ainsi la variété des tâches, tout en restant concentrer sur un sujet à la fois. Dans le même esprit, on veillera à supprimer toutes les notifications qui perturbent pendant ces périodes de travail intense.
- Quatrième erreur, croire que l’on peut tout faire en même temps et que l’amélioration de sa productivité est la clé. On peut tout faire, mais pas en même temps. Il y a des saisons dans la vie, qu’il faut respecter. La saison où vous élevez des enfants en bas âges et celle où vos enfants sont grands et plus autonomes. Les besoins en organisation seront différents, vos priorités seront différentes, votre disponibilité sera différente. Il faut donc constamment s’adapter, re-prioriser souvent et accepter de devoir différer certaines choses à un moment de la vie qui sera plus propice. Les super –man et –woman ça n’existe que dans les fictions. Il faut en être conscient sous peine de risquer un burn out. Nous disposons tous de 168 heures par semaine, à nous d’en faire bon usage en laissant co-habiter nos vies personnelles et professionnelles avec souplesse.
« Le life hacking ne marche pas pour les habitudes et l’efficacité »
8. Avez-vous un agenda chargé ? La gestion de son agenda et de ses RDV est-elle un sujet clé en matière de productivité ?
Mon agenda est chargé à la hauteur de ce que je me suis fixée. Autrement dit, je bataille ferme pour garder la main sur mon agenda et en rester maitre. C’est un élément clé. J’utilise la technique des blocs de temps pour conserver du temps pour travailler sur mes projets qu’ils soient professionnels ou personnels. Ce sont des périodes de RDV avec moi même, où je vais me concentrer sur une ou plusieurs tâches qui feront avancer mes propres projets. Et cela me permet d’éviter de me faire hijacker mon temps par d’autres et de devoir travailler soir et week end pour tenir les deadlines. Il y a quelques mois, j’ai enregistré et écrit toute une série d’articles et de podcasts sur l’efficacité professionnelle, et la gestion de l’agenda, la revue hebdomadaire, font partie des éléments de base d’un système efficace.
9. Dans un de vos articles comme par exemple “Organisation hebdomadaire – Gérer l’agenda”, vous partagez des conseils pour une gestion efficace de son calendrier. Que pensez-vous d’un assistant comme Julie Desk pour gérer son agenda ?
Si les règles sont très clairement définies, avoir un assistant virtuel pour gérer son agenda a très certainement un grand avantage, notamment pour des professions libérales, des TPE, entrepreneurs. A nouveau, comme pour tout outil, la définition du besoin et des attentes sont pour moi les clés du succès. En libérant du temps sur des tâches annexes, un entrepreneur aura ainsi beaucoup plus de temps à consacrer à son entreprise et à développer son activité, à faire ce pour quoi il créé son entreprise.
10. Vos prédictions en matière de productivité en 2017 ?
Je ne suis pas madame Soleil, et je ne fais pas de prédictions. Je peux juste souhaiter que la prise de conscience de l’extra-sollicitation qui nous entoure et qui ruine notre attention et notre efficacité, monte en puissance et que mes concitoyens apprennent et comprennent comment se réapproprier leur temps, leur esprit et leur faculté de penser et de s’organiser.
Un grand merci à vous, Priscille, de nous avoir accordé un peu de votre temps. Nous avons hâte de découvrir vos prochains articles !
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