Du gestionnaire de boîte mail au marque-page numérique, en passant par le mot de passe universel, florilège des applications les plus utiles pour gagner en productivité et efficacité au bureau.
Une boîte mail intelligente, c’est possible !
Vous en avez surement fait l’expérience récemment : rentrer de vacances implique invariablement de se retrouver inondé de mails, avec la perspective peu réjouissante de passer plusieurs heures à faire le tri pour répondre en priorité aux plus importants. Mais l’homme du XXIe siècle peut compter sur l’intelligence artificielle pour l’assister dans ce genre d’épreuves. En l’occurrence, celle-ci prend la forme de Spark, une application conçue pour mieux gérer sa boîte mail. Elle trie automatiquement les messages reçus par l’utilisateur entre différentes catégories (personnel, newsletters et notifications) et comprend de nombreuses fonctionnalités qui visent à simplifier et augmenter l’usage de la boîte mail. Ainsi, un logiciel de traitement automatique du langage permet de fouiller plus facilement l’historique de sa messagerie, une fonction « envoyer plus tard » permet de programmer des emails, et l’on peut générer des rappels pour ne pas oublier de répondre à l’un de ses interlocuteurs. Il est également possible de mettre sa messagerie en veille lorsqu’on ne souhaite pas être dérangé. Cerise sur le gâteau : l’application a récemment ajouté une fonctionnalité conçue pour le travail en équipe. Sur le modèle de Google Docs, on peut inviter différents collaborateurs sur un fil de conversation, et il devient dès lors possible de rédiger un email à plusieurs, chacun pouvant éditer le brouillon et proposer des commentaires avant l’envoi du message.
Digitaliser ses cartes de visite
Rien de plus frustrant que de faire une heureuse rencontre professionnelle, qu’il s’agisse d’un client ou d’un collaborateur potentiel, de récupérer sa carte de visite et de ne plus parvenir à remettre la main dessus au moment où l’on souhaite le recontacter. Car si ces petits rectangles de carton sont très pratiques pour échanger ses informations, on a hélas tendance à les perdre tout aussi facilement. C’est ici que CamCard entre en jeu. Cette application permet de scanner ses cartes de visite pour en extraire automatiquement les informations et les stocker au format digital. On peut ensuite facilement naviguer parmi ses différents contacts et les partager avec ses collègues. L’application permet également d’ajouter des notes, des rappels, de recevoir des informations mises à jour sur ses contacts (par exemple, si l’un d’entre eux change d’entreprise ou grimpe dans la hiérarchie) et de synchroniser sa liste de contacts sur ses différents appareils.
Un univers sonore idyllique et relaxant
Entre les conversations environnantes, les bruits qui émanent de la rue, et toute l’agitation ordinaire qui caractérise la vie de bureau, ne pas se laisser distraire relève parfois de la gageure. Heureusement, il existe toute une foule d’applications propices à la concentration. C’est le cas de Noisli, qui permet de composer ses propres ambiances sonores, en mêlant les bruits naturels les plus relaxants : gazouillis d’oiseaux, feu qui crépite, souffle du vent dans les arbres, écoulement d’une rivière, crissement des insectes dans les hautes herbes, bruit du ressac sur la grève… autant d’éléments qui donnent l’impression d’être téléporté en pleine nature, loin, très loin du brouhaha de la ville. Ceux qui craindraient de se sentir un peu trop en vacance opteront plutôt pour l’application SimplyNoise, qui permet de générer une fréquence unique et monotone, ayant pour effet de couper tous les autres bruits parasites alentours et de laisser son cerveau vierge pour la concentration.
Simplifier l’usage des notes de frais
Remplir ses notes de frais n’est pas vraiment l’activité la plus gratifiante qui soit. Mais grâce à Expensify, à défaut d’être plus ludique, cette tâche laborieuse devient un jeu d’enfant. L’application permet de facilement créer et gérer des notes de frais au format digital, et de les envoyer automatiquement à la personne responsable. Il est également possible de prendre des photos de ses reçus pour ne plus avoir à les attacher manuellement à ses notes de frais. Cerise sur le gâteau : l’application permet aussi de créer des comptes temporaires, par exemple pour payer l’aller/retour d’un candidat venu passer une interview, ou pour des consultants travaillant sur une mission temporaire.
Sauvegarder ses lectures pour plus tard
Lorsque l’on cherche des informations sur la toile, il arrive très fréquemment que l’on tombe sur un article, le site d’une entreprise, ou toute autre source d’information digne d’intérêt, mais qui n’est pas immédiatement liée à la tâche qu’on est en train de faire. On a alors le choix entre rester concentré sur ladite tâche, au risque de ne plus retrouver l’article, le site ou l’information ayant attiré notre attention, ou prendre quelques minutes pour creuser le sujet, au risque d’être cassé dans son élan productif. C’est ici que l’application Pocket entre en scène. Sorte de marque-pages adapté à l’ère numérique, elle permet de sauvegarder tout ce qui accroche notre regard en parcourant la toile, et que l’on souhaite conserver pour plus tard. L’application stocke indifféremment contenus écrits, audios et vidéos, et se synchronise automatiquement entre les différents appareils de l’utilisateur. Le soir, en rentrant du travail, il n’a plus qu’à consulter les différents contenus épinglés durant la journée.
Mieux gérer son temps de travail
À l’ère de l’internet et du digital, la journée de travail de l’homme moderne est jalonnée de distractions en tous genres. Et comme l’on est souvent amené à jongler d’une tâche à l’autre, il devient difficile de mesurer sa productivité, de déterminer si l’on équilibre suffisamment son temps entre les différentes tâches et les quelques micropauses que l’on s’accorde. L’application RescueTime permet de déterminer automatiquement combien de temps l’on passe à travailler, réseauter, lire les informations, etc. On peut ainsi voir les différentes activités auxquelles on se consacre quotidiennement, et le temps accordé à chacune d’entre elles. Si l’on réalise que l’on passe par exemple trop de temps à lire les journaux en ligne, on peut programmer un rappel pour changer d’activité passé un certain temps. Il est également possible de bloquer l’accès à certains sites ou applications (type réseaux sociaux) pour garantir une concentration maximale.
Combiner écriture cursive et interface digitale
À l’ère des claviers et des tablettes, parler d’écriture cursive peut sembler anachronique. Pourtant, il n’en est rien. De nombreuses études montrent que l’on mémorise bien mieux ce que l’on note à la main que ce que l’on écrit sur clavier. Écrire à la main serait également bon pour la pensée critique et le maniement des concepts. L’informatique est cependant idéale pour conserver ses notes et de les faire passer d’un support à l’autre. Pourquoi choisir ? L’entreprise MyScript propose une plateforme, baptisée Nebo, qui permet de prendre ses notes sur tablette à l’aide d’un stylo digital. Celles-ci sont ensuite automatiquement numérisées et enregistrées. L’application offre ainsi tout le confort et la flexibilité de l’écriture cursive (possibilité de souligner, de faire des listes à puce…) avec les apports du numérique (sauvegarde automatique et possibilité de rechercher des mots clefs).
Pour jongler efficacement d’un projet à l’autre
On ne le présente plus ! Trello est un outil de management des tâches intuitif et largement personnalisable. Il permet de générer tableaux, listes de tâches, feuilles de notes et calendriers, qui peuvent être facilement partagés et découpés en tâches assignées de manière individuelle, pour le travail en équipe. Il est ainsi possible de voir en temps réel qui fait quoi dans un groupe de travail, de suivre les différentes étapes d’un projet et de collaborer facilement à distance. L’application est aussi idéale pour rédiger des rappels et notes personnelles, enregistrer ses contacts… Bref, un outil polyvalent qui permet d’organiser les différentes composantes de sa vie professionnelle.
Quand gérer ses mots de passe cesse d’être un casse-tête
Pour limiter les risques de piratage, il est préférable de choisir un mot de passe différent pour chaque compte que l’on utilise en ligne. Il faut, en outre, qu’il soit suffisamment complexe, mêle différents types de caractères, chiffres, majuscules et minuscules… Et, bien sûr, il faut également mémoriser chacun de ses mots de passe, car les noter quelque part sur son ordinateur serait une bien mauvaise idée, qui faciliterait largement le travail des hackers. Il est bien sûr possible de les consigner dans un carnet prévu à cet effet, avec le risque de l’oublier ou de l’égarer… Bref, les mots de passe sont un vrai cauchemar de la vie professionnelle. Un cauchemar face auquel il est toutefois possible de se prémunir, en passant par un gestionnaire de mots de passe. Des applications comme Dashlane, ou encore la bien nommée 1Password, permettent d’enregistrer la totalité de ses mots de passe dans une base de données ultra-sécurisée. Un plug-in installé sur son navigateur permet ensuite de s’identifier sur n’importe quel compte dont le mot de passe a été au préalable rentré dans l’application, le tout en un seul clic. Magique.
Oublier la galère des prises de RDV
Last but not least ! Je ne pouvais pas finir cet article sans mentionner Julie Desk et ses assistants qui organisent vos RDV à votre place. Ses assistants ? Oui, vous avez bien lu, il y a un petit nouveau dans la famille Julie Desk : Slash, un assistant virtuel 100% automatique. Découvrez-le dès à présent.
