Que ce soit dans une start-up, une ETI ou un grand groupe, les managers sont souvent déboardés ! Pour accomplir toutes les tâches qu’exige leur fonction, il est donc indispensable que leur emploi du temps soit organisé intelligemment. Zoom sur les différentes solutions permettant de gérer l’agenda du manager efficacement.
L’assistant, un rôle clé
« Assistant de manager, une fonction stratégique pour l’entreprise » titrait Les Echos Business en 2015, évoquant des assistants polyvalents qui « contribuent pleinement à la productivité de l’employeur et au rayonnement de l’organisation ». Il faut dire que le métier a beaucoup évolué au cours de ces dernières années ! C’est en tout cas ce que pensaient 80 % des assistants interrogés par l’Observatoire Cegos lors d’une grande enquête nationale menée en 2015. Pour certains, cette mutation résulte de l’usage croissant des nouvelles technologies, modifiant ainsi profondément les façons de travailler. Pour d’autres, elle s’explique par le développement de la polyvalence au sein des entreprises.
Mais, si les assistants doivent désormais assumer de plus en plus de responsabilités, ils ne sont cependant pas les seuls à organiser le temps de leurs managers. En effet, d’autres membres de l’entreprise sont régulièrement amenés à programmer des rendez-vous pour leurs responsables et, bien souvent, cette tâche se révèle être particulièrement chronophage. Récemment, nous vous révélions d’ailleurs que, d’après une enquête réalisée pour le compte de Doodle, chaque individu consacre en moyenne 4 jours pleins chaque année à la planification de rendez-vous !
Comment faire alors pour gérer l’agenda du manager tout en optimisant le temps dont on dispose ? Voici quelques éléments de réponse.
Une boîte à outils pour gérer l’agenda du manager
1 – Un agenda partagé
L’avantage des calendriers partagés, comme ceux proposés par Outlook ou Google par exemple, c’est qu’ils simplifient grandement la communication. L’actualisation se fait en temps réel et les personnes amenées à y inscrire des informations ou à y apporter des modifications peuvent utiliser des codes couleurs permettant à leur responsable d’identifier la thématique d’un rendez-vous (commercial, management, presse…), son importance ainsi que le lieu où il doit se dérouler (au bureau ou à l’extérieur). Les managers peuvent indiquer leurs indisponibilités et délimiter ainsi plus distinctement sphère professionnelle et sphère personnelle afin de faciliter le travail de leurs collaborateurs.
>> Découvrez comment Julie Desk gère les calendriers partagés.
2 – Une application pour prioriser
Gérer l’agenda du manager c’est être capable de composer avec le présent et le futur. De faire une place aux évènements de dernière minute tout en préservant au maximum le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches de fond. Pour prioriser les actions à venir et distinguer ainsi celles qui relèvent de l’urgence et celles qui relèvent de l’importance, la matrice d’Eisenhower apparaît comme l’outil de référence. Toutefois, son utilisation peut s’avérer chronophage. Pour gagner véritablement du temps il est donc préférable d’utiliser une application mobile qui reprend les fondements de la matrice. Actuellement, c’est Focus Matrix chez IOS et My Effectiveness chez Android qui se démarquent.
3 – Un assistant virtuel pour déléguer
Et là bien sur vous me voyez venir : Julie Desk ! 🙂 Pour les assistants, cet outil est l’occasion de goûter au plaisir de déléguer une tâche. Fini les allers-retours d’e-mails interminables pour organiser les rendez-vous du manager, désormais c’est Julie qui s’en charge. Les assistants peuvent ainsi gagner du temps et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, qui s’inscrivent dans l’évolution de leur métier.
>> Démarrez un essai gratuit avec Julie Desk !
Gestion de l’agenda : les bons réflexes
1 – Personnalisation
Chaque manager a ses habitudes de travail et pour gérer un agenda efficacement, il est indispensable d’en tenir compte. Par exemple, certaines personnes n’aiment pas avoir des rendez-vous le matin ; elles préfèrent profiter de ce moment pour travailler sur des tâches de fond. D’autres, apprécient que leurs rendez-vous à l’extérieur soient programmés pendant le déjeuner pour avoir l’impression de ne pas perdre de temps. Il est donc essentiel de prendre connaissance des préférences de la personne dont nous gérons le calendrier, afin de caler les rendez-vous au moment le plus opportun.
2 – Communication
Il est également important de régulièrement échanger pour discuter des projets en cours ou tout simplement d’éventuels changements dans l’emploi du temps. Pour des managers qui sont amenés à se déplacer fréquemment, il peut être intéressant d’utiliser des outils dits collaboratifs. Considéré par de nombreux spécialistes comme le meilleur réseau social d’entreprise, Jive est un intranet interactif qui « encourage l’alignement et la productivité des employés ». Grâce à l’application mobile Jive Daily, les utilisateurs ont notamment la possibilité d’accéder à l’intranet même lorsqu’ils sont en déplacement et donc de communiquer avec leurs collaborateurs à tout instant !
Vous utilisez d’autres solutions au quotidien pour gérer le calendrier de vos managers ou collaborateurs ? Dites-nous tout !
