Un des concepts qui revient le plus souvent quand on parle de productivité, c’est celui de rester dans sa genius zone. Notre zone de génie, c’est là où nous sommes très bons – c’est l’activité qui est essentielle pour notre entreprise au jour le jour et dans laquelle nous apportons le plus de valeur.
Votre zone de génie à vous, c’est peut-être la négociation, la finalisation de contrats ou encore le relationnel. Quoi qu’il en soit, votre zone de génie doit être votre priorité. A l’inverse, tout ce qui n’est pas votre point fort doit être délégué. Déléguer oui – mais à qui ?
La réponse à cette question dépend de vos besoins. C’est une pratique courante d’avoir recours à un.e assistant.e personnel.le ou virtuel.le. Une personne qui va vous assister dans vos tâches au quotidien, dans vos bureaux ou à distance. Une autre option, c’est de déléguer certaines de vos tâches à un outil spécialisé. Julie Desk est par exemple un outil spécialisé sur la prise de RDVs.
On vous explique plus en détails les différences entre ces deux options afin que vous sachiez quelle est la meilleure solution pour vous. L’objectif : que vous puissiez vous concentrer sur votre zone de génie en toute tranquillité.
1. Que fait un.e assisant.e virtuel.le ou personnel.le ?
Commençons par les tâches classiques d’un.e assistant.e. On parle ici indifféremment d’un.e assistant.e virtuel.le (VA) ou personnel.le (PA), parce que leur rôle est globalement pareils – la différence, c’est qu’un.e VA travaille virtuellement alors qu’un.e PA est généralement présent.e physiquement.
Le rôle d’un.e assistant.e est de soutenir votre charge de travail au quotidien. Il.elle vous assiste et rend votre vie plus facile sur différents plans (perso et/ou pro). Concrètement, un.e assistant.e vous libère de vos tâches chronophages : envoyer des emails, faire un compte rendu de réunion, faire une réservation, créer des visuels… C’est tout ce qui entoure vos activités quotidiennes, ces tâches qui n’ont l’air de rien mais qui prennent du temps.
Un.e assistant.e est votre allié.e sur le long terme et s’adapte à vos méthodes. En plus du recrutement, un temps d’adaptation / formation est donc nécessaire – mais plus votre collaboration se prolonge dans le temps, plus cet.te assistant.e connaitra votre façon de travailler, vos exigences et façons de faire.
2. Que fait Julie Desk ?
Julie Desk est une assistante qui se spécialise sur la prise de rendez-vous uniquement. Sa fonction est d’organiser pour vous les modalités de vos RDVs. Concrètement, c’est une Intelligence Artificielle doublée d’une supervision humaine, un outil à la fois digital et humain.
Elle vous évite les aller-retours d’emails interminables tout en vous assurant que le RDV soit pris, grâce aux relances automatiques. Pas besoin de la former, ni de la briefer : il suffit de mettre Julie en copie de vos emails et d’indiquer à votre interlocuteur qu’elle les contactera pour fixer un créneau, après avoir réglé quelques paramètres.
Julie revient ensuite par email vers votre interlocuteur pour lui proposer vos disponibilités et convenir d’un RDV. Réunions multi-participants, réservation de salles ou de restaurants : Julie s’occupe ainsi de la prise de rendez-vous de bout en bout – c’est sa zone de génie à elle.
C’est comme si votre interlocuteur discutait avec un.e assistant.e, sauf que tout est automatisé. Julie Desk est une solution premium qui s’incorpore facilement dans vos emails – si vous ne le précisez pas, personne ne saura qu’il s’agit d’une IA.
3. La solution qui correspond à vos besoins.
Pour connaître la solution qui vous convient à vous, il convient de vous poser deux questions :
1. Que souhaitez-vous déléguer ?
2. La prise de RDVs occupe-t-elle une place importante dans vos fonctions ?
En fait, la réponse dépend de la nature des tâches que vous souhaitez déléguer. Si vous avez besoin d’aide sur des tâches variées, si vous souhaitez quelqu’un qui vous assiste au quotidien et qui soit polyvalent.e : c’est un.e assistant.e que vous devez embaucher.
Si vous souhaitez par contre déléguer une partie spécifique de vos tâches – en l’occurrence ici, la prise de RDVs – alors vous tournez vers un outil sera le plus bénéfique.
Julie est la solution idéale si vous êtes amené.e à rencontrer plusieurs personnes chaque semaine et que vous passez beaucoup de temps à fixer ces RDVs. Si vous êtes business developer, RH ou avez un rôle de représentation (manager, CEO, relations publiques), Julie facilitera votre vie !
Enfin, si vous travaillez déjà avec un.e assitant.e e mais que vous souhaitez qu’il.elle se concentre aussi sur sa zone de génie – utiliser Julie Desk vous permettra de lui libérer du temps. Les deux peuvent en effet très bien travailler ensemble : Julie est un outil performant qui facilite votre prise de RDVs, mais ne remplacera jamais votre collaboration avec un.e assistant.e. En ayant recours à Julie en plus de votre assistant.e, vous lui dégagez donc plus de temps pour vous aider sur d’autre tâches à plus haute valeur ajoutée.
En conclusion : un.e assistant.e peut vous aider sur n’importe quelle tâche et s’adaptera à vos méthodes de travail. Un outil vous accompagne lui uniquement sur une tâche définie et automatise complètement ce process. Les deux se complémentent, afin que vous comme votre assistant.e vous concentriez sur votre zone de génie.
Si vous optez pour un outil, il faut ensuite bien définir son périmètre d’actions. Chez Julie Desk, en plus de notre assistante virtuelle, nous venons de lancer Slash : un agent intelligent 100% digital. C’est une 3ème option qui ne propose pas une expérience « humaine » mais se concentre sur l’essentiel : la prise de RDVs. Celle-ci se fait directement dans l’email en introduisant une ligne de commande adressée à Slash.
Slash enverra ensuite un email à Marie et lui proposera des liens sur lesquels cliquer. Aucune supervision humaine, aucun échange d’emails classiques : c’est plus simple, plus rapide et moins coûteux. Et oui, Slash vous pouvez commencer à utiliser Slash pour la modique somme de … zéro euro 🙂
