Article invité – Par Hibox
Que ce soit pour la gestion d’un nouveau projet ou pour améliorer nos performances, nous cherchons tous à améliorer la productivité de notre équipe. Cela nous permet d’atteindre nos objectifs plus rapidement, de perdre moins de temps sur des tâches insignifiantes et de résoudre efficacement les problèmes.
Mais nous manquons parfois de temps ou d’argent pour chercher les bonnes solutions à long-terme. Heureusement, il existe des astuces pour améliorer la productivité de votre équipe.
1. Eliminez les réunions inutiles qui vous font perdre du temps
La majorité des employés sont sincèrement persuadés que les réunions sont inutiles. Elles sont trop longues, n’exigent pas la présence de tout le monde et empêchent même d’accomplir son vrai travail.
Et si vous essayiez de condenser vos réunions hebdomadaires en une vidéoconférence d’une heure par semaine ? D’autant plus utile pour les équipes dont certains collaborateurs travaillant à distance, ou qui se déplacent souvent.
Partagez à l’avance l’ordre du jour avec votre équipe et demandez-leur de se préparer à présenter en une minute, par exemple, l’avancée de chacun de leurs projets. Tous les membres de l’équipe auront une idée claire des progrès effectués et de ce qui doit être fait ensuite. Ne concluez pas une réunion sans avoir clairement défini les prochaines étapes pour chacun, et gardez une trace de ces échanges.
2. Apprenez à planifier et établir des objectifs de manière efficace
Quel que soit le type de projet que vous gérez, vous devez définir des objectifs clairs et atteignables pour votre équipe. Pour ce faire, vous devez d’abord qualifier, puis quantifier vos tâches. Pour qualifier vos tâches, identifiez celles qui sont essentielles à la réussite d’un projet et attribuez-les aux membres de votre équipe, en prenant en compte les compétences de chacun.
Mais pour suivre un projet, vous devez également quantifier vos tâches. Vous pouvez définir des objectifs chiffrés, comme le nombre de nouveaux clients potentiels ou un résultat financier, ou alors, définir un livrable à fournir, comme la sortie d’une nouvelle fonctionnalité, l’organisation d’un événement etc.
Avec des objectifs clairs, votre équipe peut travailler tout en ayant des échéances réelles et tangibles. Et vous, vous aurez toujours une idée claire de la distance qui sépare votre équipe de la réalisation des tâches et, à ce titre, de l’avancement du projet.
3. Introduisez des outils de communication et de partage de fichiers
C’est une étape cruciale pour gagner en productivité, quelque soit le domaine, secteur et industrie. Beaucoup d’entreprise sont inefficaces pour échanger des informations : les fichiers sont facilement égarés, ce qui fait perdre beaucoup de temps à tout le monde.
Si votre équipe utilise des informations qui évoluent régulièrement, utilisez une plateforme qui vous permette de partager et mettre à jour des fichiers, tout en communiquant en temps réel avec l’ensemble de l’équipe. L’avantage des solutions de chat c’est qu’elles facilitent aussi les échanges entre les collaborateurs et l’émergence de nouvelles idées. De plus, des études montrent que le chat instantané élimine beaucoup de préjugés et donne l’occasion à tous les membres de l’équipe de partager leurs idées librement.
4. Priorisez votre gestion du temps
Une bonne gestion du temps est la clé pour maximiser la productivité. D’où l’enjeu d’analyser vos processus et chercher à les améliorer.
Tout le monde ne fonctionne pas de la même manière, et de fait, chacun a une productivité différente selon les moments de la journée ou encore l’environnement de travail ! Ce qui fonctionne pour vous, peut ne pas fonctionner pour un autre collaborateur et vice versa.
Commencer par observer. Prenez une semaine pour noter toutes les fois où vous travaillez mieux, et, à l’inverse, lorsque vous avez du mal à vous concentrer. Au bout d’une semaine ou plus, vous serez en mesure de voir à quels moments vous êtes le plus efficace. Invitez les membres de votre équipe à en faire autant pour identifier les créneaux propices à la collaboration et améliorer la productivité de l’équipe au global.
5. Évitez les distractions inutiles
Savez-vous qu’il faut 23 minutes en moyenne pour se recentrer sur une tâche après avoir été distrait ? C’est une statistique assez effrayante si vous commencez à compter le nombre de fois qu’une notification apparaît sur vos écrans et vous déconcentre !
Pour éviter cela, éliminez au maximum les distractions, comme les notifications, afin de créer un environnement propice pour travailler. Les réseaux sociaux sont une de vos plus grandes faiblesses ? Commencez par vous déconnecter de tous vos comptes chaque matin. Cela ne semble pas révolutionnaire, mais le fait d’avoir à vous connecter à chaque fois que vous allez sur un site est plus ennuyeux qu’il n’y paraît. Vous pouvez aussi utiliser des applications pour bloquer complètement certains sites, comme SelfControl sur Mac.
Ainsi, tous les membres de votre équipe seront concentrés ce qui améliorera la productivité au global.
6. Utilisez des outils intelligents qui font le travail pour vous
Un certain nombre d’outils sur le marché sont conçus pour aider les équipes de toutes tailles à améliorer leur productivité.
- Les trackers de temps comme Toggl peuvent aider à suivre le temps que vous passez sur n’importe quelle tâche. Que ce soit pour analyser les performances de votre équipe, ou pour comptabiliser les heures facturables pour les clients.
- Si ce n’est pas déjà fait, vous devriez utiliser une plateforme de gestion des tâches. Quelle que soit la taille de l’équipe avec laquelle vous travaillez, une plate-forme en ligne pour assigner des tâches aux membres de l’équipe, fixer des délais et garder un œil sur les avancées d’un projet est un vrai plus. Certaines solutions, comme Hibox, incluent un système de discussion instantanée et le partage de fichiers, de sorte que vous pouvez travailler entièrement sur une seule et même plateforme.
- De nombreuses entreprises exploitent la puissance de l’intelligence artificielle pour créer des applications intelligentes qui prennent en charge des tâches fastidieuses et chronophages. Des solutions comme Julie Desk peuvent vous aider à prendre en charge l’organisation de vos réunions, vous faisant gagner en temps et en efficacité.
En introduisant simplement quelques-unes de ces suggestions dans votre équipe, vous pourrez économiser le temps que vos collaborateurs passent sur des tâches inutiles ou à faible valeur ajoutée, pour qu’ils se concentrent sur ce qui compte vraiment.
Vous avez d’autres astuces ? Partagez-les avec nous !
Article invité de Hibox, une plateforme pour les équipes et les entreprises cherchant à améliorer et à faciliter leur communication interne, grâce à système de management de tâches et de chat pour ainsi augmenter la productivité globale.