Il est difficile de leur échapper et, pourtant, 52% d’entre elles sont jugées non productives. Elles ? Ce sont les réunions bien sûr ! Le passage à la nouvelle année représentant une formidable occasion de prendre de bonnes résolutions, découvrez nos conseils pour écourter vos réunions professionnelles et booster leur efficacité.
« Seule une réunion sur 4 aboutit à une prise de décision »
Véritables outils de management, les réunions doivent permettre de fédérer les salariés d’une entreprise de manière à faciliter la production d’idées et, de ce fait, la prise de décisions. Toutefois, elles semblent pourtant souffrir aujourd’hui d’une image négative. D’après une étude réalisée par OpinionWay et relayée par La Tribune, une réunion sur deux est jugée non productive et seule une sur 4 aboutit à une prise de décision.
En cause ? L’absence d’ordre du jour ou d’objectif clairement défini et un manque de cohérence. En effet, 26% des salariés ne comprennent pas l’intérêt de leur présence en réunion. Résultat : 44% des personnes interrogées affirment faire autre chose – sur leur ordinateur ou sur leur smartphone – durant ces temps de rencontres professionnelles.
Une enquête menée par Cadreo auprès de 630 cadres a également révélé que les réunions étaient particulièrement chronophages. 43% des personnes interrogées ont affirmé participer à plus de 4 réunions hebdomadaires tandis que 10% ont déclaré leur consacrer plus de 10 heures par semaine.
Toutefois, ce n’est pas seulement la fréquence qui pose problème, c’est aussi la durée. 46% des cadres considèrent ainsi que les réunions sont souvent ou systématiquement trop longues. Ils préfèreraient qu’elles ne durent pas plus d’une heure et que le nombre de participants soit limité à 6 personnes maximum. Enfin, la majorité d’entre eux estime que le créneau horaire idéal se situe entre 10h et 12h, en début de semaine.
Réunions à rallonge : 4 pistes pour les écourter.
Une réunion bien préparée, c’est un temps précieux gagné !
Pour être bénéfique à l’ensemble des collaborateurs, une réunion doit témoigner d’une organisation réfléchie. Quel est son but ? Quels sont les sujets qui seront abordés ? Combien de personnes y participeront ? Comment la prise de parole sera-t-elle régulée ? Le fait de se poser les bonnes questions en amont contribuera à l’organisation et à l’optimisation du temps de rencontre.
Autre aspect important : la logistique. Tables et sièges doivent être en nombre suffisant et installés avant l’arrivée des participants. Il faut également veiller au bon fonctionnement du matériel (vidéoprojecteur, stylos…). Ces simples vérifications permettent de ne pas perdre de temps inutilement, une fois la réunion commencée.
L’indispensable ordre du jour
« Un ordre du jour clairement défini » est le critère le plus important pour une réunion réussie. C’est en tout cas ce qu’ont affirmé 80% des cadres interrogés par Cadreo. Pour la structurer et éviter ainsi qu’elle ne s’éternise, il peut également être intéressant de définir des temps de parole en fonction des différents sujets à traiter. Évidemment, il est indispensable que l’ensemble des participants soit informé des points qui seront abordés de manière à ce qu’ils puissent s’y préparer et synthétiser leurs pensées.
L’importance du compte rendu
Il est essentiel que des objectifs et des missions concrètes soient définis et attribués à l’issue d’une réunion. Grâce à un compte rendu clair et précis de la rencontre, les différents participants pourront s’appuyer sur un support leur permettant de travailler plus efficacement.
Des méthodes originales
Les réunions debout, plus communément appelées stand-up meeting, peuvent représenter une solution intéressante pour gagner du temps. En effet, dans cette position, les participants ont tendance à s’exprimer plus clairement et à aller à l’essentiel plus rapidement.
Autre possibilité : la théorie des deux pizzas. C’est, Jeff Bezos, le fondateur d’Amazon, qui en est à l’origine. Selon lui, pour qu’une réunion soit efficace et qu’elle donne lieu à des prises de décision rapides, il ne faut pas avoir besoin de plus de deux pizzas pour nourrir l’ensemble des participants…
Des solutions innovantes pour lutter contre les réunions inefficaces.
Les start-up ne manquent pas d’imagination lorsqu’il s’agit de trouver des remèdes à la réunionite qui touche le monde de l’entreprise.
Roti Express a par exemple développé un outil permettant de sonder l’ensemble des participants d’une réunion et d’obtenir un feedback instantané. Les données recueillies sont analysées et présentées sous forme de graphiques de manière à permettre au manager d’identifier rapidement des axes d’amélioration.
La start-up lyonnaise Entr’UP a, quant à elle, conçu un smart assistant répondant au prénom de Aster. Son rôle ? Aider les managers à mieux appréhender leurs réunions en effectuant une grosse partie du travail à leur place. Aster peut notamment relancer les participants en tenant compte de leur rôle mais aussi générer et partager des comptes rendus automatiquement une fois la rencontre terminée.
Enfin, Julie et Slash sont maîtres dans l’art de les planifier ; )
Vous utilisez des méthodologies spécifiques pour organiser et conduire vos réunions professionnelles ? Faites-nous part de votre expérience !
