Améliorer sa gestion du temps pour être plus productif et en finir avec l’impression d’être constamment submergé ? C’est ce que propose la méthode Getting Things Done. Zoom sur les principaux fondements d’un outil qui exige rigueur et patience.
La méthode Getting Things Done
David Allen, dans l’ouvrage “Getting Things Done, the art of stress-free productivity”, met en avant une méthode innovante permettant de planifier et prioriser les différentes tâches, projets et envies qui occupent notre esprit. Son succès auprès du grand public fut tel que, quatre ans après sa publication, la méthode Getting Things Done (GTD) est devenue une marque déposée.
GTD n’est pas une simple méthode de gestion du temps mais plutôt une méthode de gestion des activités aussi bien privées que professionnelles. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’elle est souvent comparée au Bullet Journal qui offre, lui aussi, la possibilité à ses utilisateurs de gérer ces deux sphères de leur existence.
« Your mind is for having ideas, not holding them » David Allen.
La méthode qu’il a imaginée repose ainsi sur le postulat que seul un esprit clair et serein peut atteindre un niveau de productivité optimal. Selon lui, ce n’est donc qu’en le libérant des pensées qui l’entravent et en confiant nos tâches et envies à un système externalisé que l’on peut véritablement faire preuve d’efficacité.
Les cinq grandes étapes de la méthode GTD
Concrètement, la méthode Getting Things Done repose sur 5 étapes : la collecte, la clarification, l’organisation, la révision et l’action.
1 – La collecte
La collecte consiste à recenser l’ensemble des tâches, privées ou professionnelles, que l’on doit accomplir, nos projets en cours ou à venir ainsi que nos différentes idées et envies. Les informations récoltées sont ensuite placées dans la « boîte de réception ». Celle-ci peut prendre la forme d’un petit carnet, d’un tiroir ou encore d’une liste réalisée dans l’application Evernote. L’objectif ? Clarifier son esprit afin d’avoir une vision d’ensemble et centraliser toutes ses pensées au sein d’un seul et même support !
2 – La clarification
La clarification consiste, quant à elle, à analyser les éléments de la boîte de réception un par un de manière à définir leur nature ainsi que les différentes actions qu’ils exigent. Cette étape permet notamment de distinguer les tâches qui peuvent être accomplies immédiatement des projets qui nécessitent d’être planifiés.
3 – L’organisation
Vient ensuite la phase d’organisation ! C’est le moment de réaliser de nouveaux dossiers afin de désengorger sa boîte de réception. Les projets ou idées un peu flous, que l’on n’est pas sûr d’avoir l’occasion de concrétiser un jour, iront dans un dossier « incubation ». Les projets en cours iront, quant à eux, dans un dossier dédié et les différents éléments pouvant servir à leur réalisation, tels que des plans ou des informations de contact, seront rassemblés dans un dossier intitulé « références ». Enfin, bien sûr, les premières actions qu’exige un projet seront inscrites dans un dossier séparé et triées suivant leurs caractéristiques. Ces dernières pourront alors être déléguées, planifiées dans l’agenda à une date précise ou inscrites dans un échéancier.
4 – La révision
La révision est une étape essentielle de la méthode Getting Things Done. En effet, c’est elle qui garantit sa pérennité ! Régulièrement, il faut donc revoir le contenu de sa boîte de réception et de ses différents dossiers en y ajoutant de nouveaux éléments, en supprimant les actions qui ont été accomplies ou en déplaçant des projets du dossier « incubation » vers celui des « projets actifs ».
5 – L’action
Enfin, l’action repose sur notre capacité à décider quelle est la meilleure tâche à effectuer à un instant T. Pour cela, il faut tenir compte de plusieurs critères : le contexte, le temps disponible et l’énergie physique et mentale dont on dispose. Une fois ce premier tri effectué, on peut alors choisir quelle est l’action la plus importante à accomplir et ainsi définir sa priorité.
Getting Things Done : vers une productivité maîtrisée
GTD est un outil de gestion des activités qui permet de reprendre le contrôle sur le cours de ses journées et, ainsi, de se sentir moins submergé. Si les grands principes d’utilisation peuvent être compris rapidement, leur maîtrise demande par contre un peu de temps. Il ne faut donc pas hésiter à personnaliser la méthode et à réaliser de nouveaux découpages, notamment si on l’utilise pour gérer à la fois sa vie personnelle et sa vie professionnelle.
Enfin, si la méthode Getting Things Done peut être mise en pratique à l’aide d’un stylo et de quelques feuilles blanches, c’est tout de même au format numérique qu’elle offre le plus d’avantages. D’ailleurs, il faut savoir qu’il est possible de l’utiliser avec Trello de manière à gagner un temps certain lors des phases de collecte, de clarification et d’organisation !
N’hésitez pas à tester cette méthode et nous donner vos avis en commentaire ! 🙂
