Utilisé massivement, l’e-mail est l’outil préféré des collaborateurs qui souhaitent communiquer entre eux. Toutefois, il semblerait qu’il n’ait pas que des avantages à leur offrir. En effet, nombreuses sont les études à pointer du doigt la perte de temps et de productivité occasionnée par la réception continue de courriels… La solution ? L’Inbox Zero ! Se fixer l’objectif d’obtenir une boîte de réception vide régulièrement peut en effet être très utile pour préserver sa sérénité et son efficacité au travail.
L’e-mail : ami ou ennemi de la productivité ?
D’après une étude réalisée par Adobe sur l’utilisation de l’e-mail en 2017, 37% des gens consacrent plus de 2 heures par jour à leurs e-mails professionnels et, ils sont 35% à les consulter toutes les heures, au minimum. Si ces chiffres sont en baisse par rapport à 2016, ils démontrent tout de même que, tout en étant des outils de communication appréciés, les courriels sont particulièrement chronophages. D’ailleurs, outre la perte de temps que leur traitement peut occasionner, il faut noter qu’ils représentent aussi une source de stress importante et une charge mentale non négligeable pour les travailleurs qui en reçoivent beaucoup quotidiennement ou qui les consultent en temps réel.
Objectif Inbox Zéro !
L’Inbox Zero est une technique permettant de trier sa boîte de réception. Si elle fait de plus en plus parler d’elle, c’est parce qu’elle apparaît comme une solution idéale au sentiment de submersion qu’éprouvent de nombreuses personnes à l’ouverture de leur messagerie électronique professionnelle. C’est dans l’esprit de Merlin Mann, un écrivain et blogueur américain, que l’Inbox Zero a vu le jour.
L’idée ? Préserver sa productivité au travail en restant maître de sa boîte de réception. Toutefois, cet étonnant concept est bien souvent mal interprété et nombreuses sont les personnes à courir après une boîte de réception vide sans savourer la sérénité que leur procure la méthode qu’elles appliquent. En d’autres termes, il ne faut pas se laisser tromper par l’intitulé de cette technique. L’Inbox Zero vise à nous permettre de reprendre le contrôle sur nos courriels et non pas nécessairement de les éjecter complètement de nos boîtes mails !
La méthode Inbox Zero en pratique
1 – Archiver
Vous venez de recevoir un e-mail qui n’exige aucune action de votre part et qui n’est d’aucune utilité pour mener à bien la mission professionnelle qui est la vôtre ? Archivez-le ! L’Inbox Zero repose sur une idée simple : une fois lu, un e-mail n’a plus rien à faire dans votre boîte de réception.
2 – Transférer
Le courriel que vous avez reçu exige une réponse mais l’un de vos collègues est plus compétent que vous pour traiter ce type de demande ? Transférez-lui puis archivez-le. Savoir déléguer est indispensable lorsque l’on souhaite renforcer sa productivité. Il ne s’agit pas de se reposer intégralement sur les épaules des autres mais simplement de préserver le cœur de métier de chacun.
3 – Agir
Pourquoi reporter à demain ce qui peut être fait aujourd’hui ? Si vous pouvez répondre rapidement – en 2 ou 3 minutes maximum – à l’e-mail que vous avez reçu, faites-le dès maintenant ! Vous aurez ainsi l’esprit libéré et pourrez désencombrer votre boîte de Réception.
4 – Planifier
Si le courriel reçu nécessite un temps de réponse conséquent – vous pouvez par exemple être amené à solliciter l’expertise d’un de vos collaborateurs ou à faire des recherches – inscrivez l’action sur votre to-do list et déplacez l’e-mail dans un dossier dédié ou archivez-le.
La boîte à outils pour gérer ses mails plus efficacement
Boomerang : c’est un outil qui offre de nombreuses fonctionnalités et qui peut, incontestablement, vous aider à reprendre le contrôle sur votre messagerie électronique. Il permet notamment de sélectionner à quel moment certains e-mails archivés doivent réapparaître dans la boîte de réception afin d’y être traités. Toutefois, attention, Boomerang fonctionne uniquement avec Gmail !
Timyo : un outil qui « régule la communication e-mail en responsabilisant l’expéditeur et en favorisant les temps de déconnexion». Plus précisément, il vous offre la possibilité d’indiquer à votre interlocuteur si le courriel envoyé attend une réponse et, si tel est le cas, quand. En retour, il vous permet donc de recevoir vos e-mails déjà priorisés par Date.
If This Then That permet d’automatiser des tâches courantes en créant des interactions entre les différents outils numériques que vous utilisez au quotidien. Il vous offre par exemple la possibilité d’enregistrer automatiquement les pièces jointes d’un e mail dans votre Dropbox ou de programmer l’ajout de tâches sur une application de type to-do list à chaque fois que vous recevez un courriel prioritaire.
Slash : supprimez les interminables allers-retours d’e-mails qui accompagnent souvent l’organisation de rendez-vous professionnels… Un seul email à Slash et c’est réglé ! Un pas de plus vers l’Inbox Zero !
Se fixer l’objectif d’obtenir une boîte de réception vide régulièrement apparaît comme une solution solide pour préserver sa productivité au travail. Toutefois, il ne faut pas céder à la tentation de l’Inbox Zero quotidiennement, au risque de prendre l’habitude de consulter ses mails compulsivement. Accepter que sa messagerie électronique ne soit pas toujours parfaitement bien organisée à la fin d’une journée, ça fait aussi partie des clés pour avancer !
Êtes-vous adepte de l’Inbox Zero ? Faites nous part de votre expérience !
