Comment réussir votre vidéoconférence ?

A moins de vivre sur une île déserte, vous avez sans doute vu passer cette vidéo du Professeur Robert E. Kelly dont l’interview en direct avec BBC News a été interrompue par ses deux enfants. Au cas où cela ne vous parle pas, la voici 🙂 :

Bien que cette vidéo ait finalement eu un succès incroyable (on pardonne tout à des enfants 😉 ), cela aurait pu être évité grâce à quelques bonnes pratiques.

Avec tous les développements technologiques en cours, la “conf call” est un canal de communication clé au sein des entreprises, que ce soit pour une réunion client, une interview ou tout simplement pour rester en contact avec des collègues qui travaillent à distance (ou vice versa). La vidéo-conférence est une bonne alternative aux appels réguliers ; elle renforce la relation et oblige une meilleure concentration.

Pour vous aider à comprendre les bonnes pratiques à adopter dans vos conf call, et éviter de finir comme le professeur Robert E. Kelly, voici quelques conseils.

Lieu

Travailler à distance est devenu une pratique assez courante avec de plus en plus de professionnels qui choisissent de travailler en dehors du bureau classique. Mais où faut-il se mettre pour répondre aux appels vidéo lorsqu’on travaille à distance ?

Si vous travaillez fréquemment de chez vous, vous avez probablement aménagé un espace de travail au sein de votre domicile. Mais parfois, le travail à distance est aussi synonyme de distractions. La meilleure chose à faire lorsque vous faites du télétravail, c’est de vous isoler de tout type de distraction (télévision, cuisine, etc.) pour la durée de votre vidéoconférence. Installez-vous dans votre espace dédié, un bureau par exemple, veillez à verrouiller la porte lorsque vous travaillez – pour que vos enfants ne surgissent pas de manière imprévue ;). Si vous travaillez dans des espaces publics, comme un café, essayez de trouver un coin tranquille ou allez-y à des heures où il n’y a pas beaucoup de gens.

Langage corporel et attitude

Selon le scientifique Albert Mehrabian, 93% de notre communication est non verbale, ce qui démontre l’importance du langage corporel et de l’attitude dans les interactions en face-à-face. La façon d’agir et de parler lors d’une vidéoconférence sont des facteurs à ne pas négliger. Tout comme lors d’une réunion physique, il y a de bonnes pratiques à prendre en compte.

• Tout d’abord, soyez ponctuel. Le retard n’est acceptable ni dans les réunions face-à-face, ni dans les réunions virtuelles.

• Ne bougez pas trop. Il faut rester calme et concentré, essayer d’éviter de bâiller ou de jouer avec ses mains. La vidéo ci-dessus est un parfait exemple de comment rester calme et concentré même dans une situation délicate et difficile à surmonter.

• Mettez la caméra à hauteur de ses yeux afin d’éviter de baisser ou lever les yeux vers votre interlocuteur. Et surtout, la caméra est là pour que votre interlocuteur puisse vous voir, pas pour que vous puissiez vous admirer ! Fixez votre regard sur la personne à qui vous parlez et non pas sur vous-même.

• Parlez lentement, et articulez clairement. Avant votre conférence téléphonique, faites un test audio, non seulement pour vérifier que votre équipement fonctionne, mais aussi pour identifier votre meilleur volume de parole afin de ne pas parler trop fort pendant la vidéo-conférence. Si vous parlez trop fort, vos interlocuteurs auront tendance à baisser le volume et ils manqueront peut être des points clés de la réunion.

• Si vous êtes en conférence téléphonique avec plusieurs personnes, laissez chaque personne s’exprimer sans les interrompre. Si tout le monde parle en même temps, personne ne pourra entendre l’autre.

• Évitez de parler à d’autres personnes lors de vos meetings virtuels. Il est possible de devoir demander une précision ou une information à un(e) collègue au cours de votre vidéo-conférence, dans ce cas, n’oubliez pas de couper votre micro pour éviter de créer de la confusion chez votre interlocuteur.

• Vous pouvez faire des blagues pour briser la glace ou alléger des tensions mais attention à ne pas en abuser.

Outils et équipement nécessaires

Pour éviter de devoir vous lever en plein milieu de la vidéo-conférence pour chercher un élément que vous avez oublié, il faut connaitre les outils nécessaires pour réussir une conférence virtuelle.

• Un service de vidéo-conférence en ligne : la plupart des ordinateurs ont des webcams intégrées permettant d’effectuer un appel vidéo. Il existe également des services en ligne dédiés aux conférences téléphoniques. Si l’un des outils les plus efficaces pour les appels individuels reste Skype (ordinateur et mobile), Google Hangouts et Join.me permettent de réaliser des réunions de groupes avec succès. GoToMeeting est également l’un des meilleurs services pour vos réunions virtuelles.

• Un casque : vous aurez parfois besoin d’un casque ou des écouteurs fonctionnels, notamment si vous vous trouvez en open space. Les casques sont très pratiques et vous permettent, par exemple, d’éliminer les bruits parasites pour mieux vous concentrer.

• Un bloc-notes et 2 stylos :  pourquoi prendre des notes manuscrites lorsque vous êtes assis devant un écran avec une multitude d’outils pour la prise de notes disponibles au bout des doigts ? Eh bien, lors d’un appel vidéo, prendre des notes en ligne peut vite devenir bruyant pour votre interlocuteur qui peut entendre le bruit de la frappe sur votre clavier. Si vous êtes du genre à prendre beaucoup de notes, pensez à la version papier.

• Une très bonne connexion Internet : il va sans dire que si votre connexion n’est pas à la hauteur, votre réunion sera chaotique. Dans le cas d’un webinaire ou d’un appel en ligne, avoir une bonne connexion Internet permet également d’enregistrer l’appel afin de pouvoir le ré-écouter plus tard ou de l’utiliser pour en extraire des informations supplémentaires.

Vêtements

Au-delà des difficultés techniques qui peuvent survenir lors d’un appel vidéo, votre tenue peut également jouer sur le succès de votre vidéoconférence. Les deux conseils les plus importants à cet égard sont : ne jamais porter quoi que ce soit qui pourrait donner l’illusion que vous ne portez rien et ne jamais porter des pyjamas. Ce dernier conseil peut sembler évident, mais si vous travaillez à domicile, vous avez peut-être l’habitude de porter des vêtements confortables. Il n’y a rien de mal à cela, mais que se passe-t-il lorsque votre patron vous invite à une conf-call imprévue et que vous êtes toujours en pyjama ? Pour éviter d’avoir à courir pour trouver des vêtements «décents» pour votre réunion, la bonne pratique est de toujours s’habiller correctement, même à la maison. De plus, cela peut vous rendre plus productif.

La texture ou le type de certains vêtements peuvent également donner un rendu visuel négatif sur l’écran de votre interlocuteur. Par exemple, les chemises rayées peuvent créer un effet stroboscopique et éblouissant pour les personnes de l’autre côté de la caméra. De la même manière, porter des motifs complexes peut également distraire. Il faut s’en tenir à des couleurs solides et neutres.

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Des commentaires ? N’hésitez pas à partager avec nous vos bonnes pratiques pour les conf call.