Petite ou grande entreprise, salarié ou dirigeant… Quels que soient notre statut et la structure dans laquelle on évolue, il est indispensable de bien planifier son agenda pour optimiser le temps dont on dispose et ainsi accroître sa productivité.
« Le temps de la réflexion est une économie de temps » Publilius Syrus
Arrêter le temps, tel est le souhait de toutes les personnes qui ont l’impression que les heures leur filent entre les doigts. S’il continue inexorablement de s’écouler vers demain quelle que soit l’importance de la charge de travail qui s’amoncelle devant nous, il nous est tout de même possible de l’organiser. Et pour ce faire, l’agenda, qu’il soit papier, électronique ou numérique, représente un outil incontournable ! Il permet en effet de planifier des tâches et de disposer ainsi d’une vue d’ensemble sur les actions qui nous attendent. Grâce à lui, on préserve donc notre espace mental du stress et des interrogations occasionnées par l’incertitude et le manque d’anticipation.
De plus, l’agenda nous offre aussi l’occasion d’aménager des plages de récupération et ainsi d’alléger un emploi du temps toujours trop chargé. Et le repos, c’est important. C’est même indispensable au maintien d’une bonne productivité ! Une étude réalisée par DeskTime en 2014 a en effet révélé que les personnes les plus productives au bureau sont celles qui alternent travail et moments de détente. Le rythme idéal ? Travailler pleinement pendant 52 minutes avant de s’offrir une pause de 17 minutes.
La gestion du temps, un enjeu majeur pour les entreprises
Toutefois, pour profiter des avantages offerts par l’agenda, il faut savoir le planifier intelligemment. Et, il semblerait qu’il y ait encore des progrès à faire en la matière ! D’après une enquête en ligne menée par Toluna Inc pour le compte de Doodle en 2012, « la plupart des internautes continuent à utiliser leur agenda de façon assez rudimentaire » alors même qu’une précédente étude a démontré que la planification des tâches et rendez-vous représentent, sur une année, près de quatre jours de travail.
Une autre enquête réalisée quant à elle par Opinionway, pour l’entreprise Horoquartz, spécialisée dans l’amélioration de la relation entreprise / employé, a elle aussi souligné l’importance d’une gestion du temps efficace. En effet, 89% des 1036 salariés français interrogés ont estimé que la gestion des temps de travail participe au bon climat social d’une l’entreprise. C’est dire si l’organisation d’une journée peut impacter directement l’expérience employé et de ce fait la santé d’une société !
Planification de l’agenda : deux visions, un même objectif
Mais alors, comment planifier son agenda efficacement ? Tout simplement, comme le recommande Publilius Syrus, en prenant « le temps de la réflexion ». Autrement dit, en adoptant différentes perspectives et, en déléguant à son assistante virtuelle préférée, bien sûr ; )
- La planification hebdomadaire permet de mesurer son efficacité, de prioriser ses actions et de procéder à des ajustements réguliers en fonction des imprévus rencontrés. En organisant son agenda d’une semaine à l’autre, on peut par exemple évaluer l’importance de chaque tâche accomplie, repérer celles qui sont les plus chronophages ou encore identifier celles que l’on exécute avec le plus de facilités. A partir de ces différents constats, on peut programmer sa semaine plus intelligemment tout en se rapprochant de son rythme de travail idéal.
- Toutefois, pour véritablement améliorer sa productivité, il est indispensable d’adopter également une vision mensuelle. En effet, utilisée seule, la planification hebdomadaire ne permet pas d’avoir suffisamment de recul sur ses actions et de mesurer correctement leur impact. En organisant son agenda mensuellement, on peut par exemple se fixer des objectifs plus conséquents et ainsi ne pas perdre de vue l’essentiel. D’ailleurs, la majorité des entreprises ne sont-elles pas administrées au mois ?
Si l’agenda est un formidable outil, notamment lorsque l’on adopte plusieurs formes de planification, il faut aussi garder à l’esprit que chaque personne a une manière de travailler qui lui est propre. Aussi, pour bien s’organiser, il est indispensable de tenir compte de ses envies et de ses habitudes afin que la planification ne représente pas une contrainte mais au contraire une base de travail solide en adéquation avec notre personnalité.
Agenda VS gestionnaire de tâches
En tant que support facilitant la planification des actions quotidiennes, l’agenda pourrait être défini comme un outil de gestion de tâches. Toutefois, il diffère tout de même des véritables gestionnaires de tâches numériques, également appelés To-Do List, comme Remember The Milk, ou encore Azendoo. Certains sont disponibles en application mobile, d’autres se présentent uniquement sous la forme d’extensions pour navigateurs mais tous présentent de nombreuses fonctionnalités permettant par exemple de mettre en place des rappels avec alarmes, de partager ses missions avec d’autres utilisateurs ou de prioriser les actions à venir.
En d’autres termes, agendas et gestionnaires de tâches se complètent. Le second contribue à la bonne planification du premier tandis que le premier participe au remplissage du second… Plutôt que de choisir l’un ou l’autre de ces outils pour organiser son emploi du temps, il est donc préférable d’essayer de centraliser les informations qu’ils contiennent. C’est notamment possible depuis quelques mois avec Google Agenda et Todoist qui offrent à leurs utilisateurs une synchronisation bidirectionnelle en temps réel.
Vous utilisez des astuces particulières pour planifier votre agenda et améliorer votre organisation au travail ? Racontez-nous !
