De la productivité à l’ère du digital

Gagner en efficacité, être plus productif, plus performant, voilà bien des attentes de nombreuses entreprises vis-à-vis de leurs collaborateurs. Il fut un temps où le présentéisme, les horaires extensibles et le travail soir et week-end permettaient d’en abattre toujours plus. Et bien ce temps est révolu. À l’ère du tout digital et de l’explosion des outils et solutions de toutes sortes, il n’est plus possible de ne pas gagner en efficacité dans la gestion de son temps. Il existe des pistes pour optimiser ses journées, qui représentent de véritables facteurs clés de succès pour permettre des gains de productivité.

Cloud et logiciels SaaS sont une partie de la réponse

Depuis plusieurs années maintenant, le Cloud a fait son apparition dans de nombreuses entreprises et s’est développé comme une trainée de poudre. Il reste toujours des craintes ou des réserves de la part de certains RSSI (Responsable de la sécurité des systèmes d’informations), en particulier sur la confidentialité des documents et des données, même si la plupart du temps, des solutions existent pour se rassurer et sécuriser les informations stockées dans « les nuages ». Pour les entreprises qui ont sauté le pas, les gains sont significatifs :

• On parle ainsi de 15% environ sur les budgets informatiques, mais surtout de gains de productivité pour les salariés. Dans ce cadre, on passe d’une logique de propriété à une logique d’usage, et donc d’une vision d’un achat de bien informatique (licences, machines…) à celle de la location. Le Cloud et le SaaS apportent un moyen de variabiliser ses charges et donc de pouvoir tester de nouveaux outils sans avoir à investir lourdement, et pouvoir s’arrêter facilement, en limitant les coûts.
• Il n’existe pas de chiffres précis sur les gains de productivité générés pour les organisations et pour les collaborateurs des entreprises qui utilisent le Cloud dans leurs activités, mais le retour d’expérience pour ceux qui l’ont expérimenté est sans appel ; les gains sont bien palpables et le confort de travail en mobilité est incomparable. Cela permet de passer facilement et rapidement de son smartphone, à sa tablette ou son ordinateur ou encore de pouvoir partager efficacement des contenus et informations avec ses clients et collègues. Ces solutions représentent un moyen important pour gagner en efficacité au quotidien, et leur force principale est qu’elles sont disponibles en tout temps, tous lieux et sur tout terminal.

Il existe des applications aujourd’hui pour à peu près tous les problèmes du salarié, passons bien sûr tout ce qui touche aux solutions de type CRM ou ERP en mode SaaS, pour faire le point sur les petits, et moins petits, outils qui vous feront gagner un temps non négligeable.

Commençons par de bons outils pour gérer vos mails

S’il y a bien un domaine dans lequel il est possible de gagner du temps de manière significative, c’est celui de la gestion de sa boîte mail. Un collaborateur peut recevoir des dizaines, voire des centaines de mails par jour, il est donc crucial de disposer des bons outils pour gérer efficacement ses mails. Le point de départ va consister à disposer d’une solution de messagerie optimale avec des fonctionnalités riches de travail collaboratif. Pour cela, il existe actuellement deux acteurs qui se partagent le marché, Microsoft avec sa messagerie Office 365 et Google avec sa Google Suite. En plus de la messagerie, vous disposez de solution de chat et de visio-conférence incontournables comme Hangout ou Skype, ou encore d’un réseau social d’entreprise comme Yammer ou Google+.

Les deux plateformes disposent d’une Market Place permettant d’enrichir l’expérience utilisateur avec des plugins et applications qui vous feront aussi gagner un temps précieux. On peut citer par exemple evercontact.com, qui permet de détecter dans les signatures toutes les coordonnées de vos contacts et de les ajouter automatiquement à votre carnet d’adresse ou à votre CRM préféré. Hors des Market Place, il existe des solutions comme unroll.me, qui vous permet de détecter toutes les newsletters dans votre boîte mail et de vous en désabonner en un clic.

Ne perdez plus de temps à organiser vos rendez-vous

Vous n’avez pas d’assistant et l’organisation de vos rendez-vous vous fait perdre un temps important ? Il existe pourtant des solutions qui vous permettent de parer totalement à ce problème, sans pour autant devoir embaucher quelqu’un pour s’en occuper. On peut citer la solution vyte.in (elle ne fonctionne que pour Google pour le moment) qui permet de reprendre la main sur votre agenda et de l’ouvrir à toute personne avec qui vous souhaitez organiser un rendez-vous. Il vous suffit de la connecter à votre agenda, de fixer les règles de prise de rendez-vous et vous disposez ensuite d’un lien, que vous pouvez transmettre à n’importe qui, pour qu’il bloque un rendez-vous avec vous, en fonction de vos disponibilités.

Autre option tout à fait stupéfiante et que j’utilise personnellement, et compatible avec plusieurs solutions de messageries comme Google ou Microsoft, celle de juliedesk.com (vous devez la connaître si vous lisez ce blog régulièrement 🙂 ). Julie Desk met à votre disposition un assistant virtuel à Intelligence Artificielle, qui s’occupe de gérer votre agenda comme le ferait une vraie personne. Depuis que j’ai commencé à l’utiliser je ne peux plus m’en passer.

La méthode GTD outillée sera aussi un bon moyen d’être plus efficace

Vous êtes sollicités de toute part, vous avez des actions réparties un peu partout dans vos mail non lus, dans votre agenda, sur des post-it ou encore dans vos notes sur un calepin ou un logiciel spécifique, et pourtant vous ne savez pas où donner de la tête pour gérer toutes ces tâches ? La réponse est simple, faite des listes. Cette pratique est issue de la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen et a été théorisée dans son livre « Getting Things Done, the art of stress-free productivity » en 2001.
Cette méthode, utilisée par des milliers de professionnels, permet de « travailler sereinement, et d’en faire plus sans multiplier vos efforts ». L’idée relève du bon sens mais permet de se libérer l’esprit et d’être plus performant. Pour appliquer cette méthode, il faut tout d’abord déterminer toutes les tâches que vous avez à faire, qu’elles soient à faire maintenant ou plus tard et quel que soit leur importance. Ensuite, il faut prendre une décision rapide les concernant. Pour chacune des tâches, il faut vous demander si elles nécessitent une action concrète de votre part. Si non, archivez-les ou supprimez-les. Si oui, il va falloir déterminer votre première action à faire pour avancer. Si cette action prend moins de 10 minutes, alors faites la immédiatement, sinon, en fonction de son niveau d’importance, déléguez-la ou reportez-la à plus tard, mais fixez toujours une date précise de report.

Il existe de nombreux outils qui font très bien le job. On peut citer par exemple le gestionnaire de tâches d’Outlook, la gestion des rappels dans Inbox pour Gmail ou l’outil todoist.com, et sur un autre modèle, des solutions comme trello.com. Tout ce qui nécessite une action de votre part, vous l’ajoutez dans un seul et même outil ad hoc, et vous réaliser vos tâches instantanément ou vous programmez des rappels, envoyés par l’outil.

Organisez vos contenus n’importe où et partagez-les simplement

Créer et partager des contenus avec ses clients, ses partenaires ou ses collaborateurs est devenu incontournable pour tous les professionnels. Les solutions des grands éditeurs apportent une réponse concrète à ce besoin. Ainsi, il est maintenant possible de travailler à plusieurs sur une présentation, un document ou une feuille de calcul partagée sur internet, pour ensuite le rendre disponible à n’importe qui, dès lors que vous lui avez transmis le lien et affecté les droits en lecture ou modification. Et si vous êtes un adepte de la prise de notes, il existe d’excellents outils qui vous donneront la possibilité de travailler en mode collaboratif, pour retrouver vos notes en tout temps et sur n’importe quel terminal. Par exemple, la solution evernote.com, fournit un éditeur de texte riche et complet, avec la possibilité d’organiser et de classer vos notes dans des carnets accessibles aussi bien sur internet, par une application smartphone ou une application desktop.

Il existe de nombreux moyens pour être plus productif grâce aux nouvelles possibilités données par les logiciels SaaS ou le Cloud plus généralement. Toutes les entreprises n’ont pas encore passé le cap de se lancer dans l’intégration de ces solutions, même si l’intérêt est de plus en plus important au sein des DSI et des directions digitales. Les RH aussi ont un rôle à jouer pour accompagner le changement technologique et l’appropriation de ces nouveaux outils par les collaborateurs. Mais plus que l’accompagnement au changement, il y a un enjeu de sponsorship à développer pour les ressources humaines, pour donner l’impulsion nécessaire dans certaines organisations, et permettre une plus grande productivité et un confort de travail pour les collaborateurs de l’entreprise.