Bien gérer son temps avec la technique Pomodoro [Infographie]

“Un investissement dans la connaissance paie le meilleur intérêt.” —Benjamin Franklin

Dès qu’on parle de productivité et de gestion de temps, on entend souvent parler de la Technique Pomodoro. Elle a été nommée il y a quelques années technique la plus populaire par le blog LifeHacker.

Mais la technique Pomodoro, c’est quoi au juste ?

Pomodoro

En Italien, Pomodoro signifie tomate. Mais non, cette technique n’a rien à voir avec la cuisine. En fait, la technique Pomodoro est une approche de gestion du temps, qui a pour but d’aider les gens à se concentrer sur une seule tâche, afin d’augmenter leur productivité. C’est le développeur et entrepreneur italien Francesco Cirillo qui a mis au point cette technique dans les années 1980, parce qu’il avait du mal à rester concentré et à gérer ses distractions. Il s’est alors lancé le défi d’essayer de se concentrer sur une tâche pendant une courte période, pour gagner en efficacité et éviter de se disperser.

En quoi cela consiste ?

Le tout est égal à la somme des parties, dit-on. Lorsque l’on travaille sur des tâches uniques et de manière progressive, on arrive à réaliser plus de choses, de façon plus productive. Cette technique de gestion du temps se découpe en 6 étapes :

1. Choisir une tâche sur laquelle travailler

Cela peut être une tâche qui requiert votre attention et concentration immédiate, ou tout simplement une tâche sur laquelle vous souhaitez avancer pour anticiper, et ne pas avoir à se dépêcher à l’approche de la date limite.  

2. Régler un minuteur classique à 25 minutes

C’est ici que la tomate entre en jeu. Pendant qu’il développait ce système, Francesco Cirillo aurait utilisé un minuteur de cuisine en forme de tomate. Pas besoin d’un minuteur en forme de tomate pour que cette technique fonctionne (personnellement, j’adore les tomates, alors cela me donnerait juste faim 😀 ). Le plus important ici, c’est bien la tâche à accomplir, et non “le matériel”. Cependant, il est tout de même conseillé de choisir un minuteur classique plutôt qu’un minuteur électronique. Par exemple, si vous utilisez le minuteur qui se trouve sur votre smartphone, en voulant vérifier le temps qu’il vous reste, vous serez tenté de consulter votre messagerie, surtout si vous voyez de nouvelles notifications apparaître. Voilà une des raisons pour lesquelles la meilleure option serait de choisir le minuteur le plus simple.

3. Donner toute son attention et concentration jusqu’à ce que le temps soit écoulé

Travaillez de façon ininterrompue sur la tâche choisie pendant les 25 prochaines minutes. De nombreuses études montrent que 25 minutes représentent la durée moyenne pendant laquelle une personne peut “garder son attention” sur une tâche avant de s’ennuyer ou de débrancher.

4. Faire une pause de 5 minutes

Pendant votre pause, faites le point sur votre session de travail et cochez la tâche que vous avez accomplie (ou sur laquelle vous êtes en train de travailler), afin de suivre vos progrès et rester motivés. Ensuite, détendez-vous : lisez enfin ce SMS, dégourdissez-vous les jambes et le dos, prenez un café ou un thé… C’est le moment de souffler avant de vous y remettre.

5. Répéter la session de travail de 25 minutes et la pause de 5 minutes

Un cycle de travail, c’est un Pomodoro. L’idée, c’est de se concentrer sur la même tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée : cela permet d’éviter le multitasking.

6. Après quatre Pomodoro, prendre une plus longue pause

Faites 4 cycles de travail, puis, prenez 15 à 30 minutes de pause. Vous pouvez utiliser ce temps de répit pour donner à votre cerveau un repos bien mérité. Cela favorisera la rétention d’informations et vous aidera à éviter une surcharge.

Pourquoi essayer cette méthodologie ?

Que vous soyez de vrais procrastinateurs, ou que vous cherchiez à améliorer vos capacités en gestion de temps, cette simple technique peut vous rapprocher de vos objectifs, sur le plan professionnel et personnel.

1.  Mieux se concentrer et mieux gérer les distractions : c’est là le bienfait principal de la technique Pomodoro. Apprendre à se concentrer sur une seule tâche permet une meilleure concentration. Pour ce qui est des distractions, c’est un gros enjeu. Imaginez que vous êtes au bureau, en plein Pomodoro, et qu’un collègue vient vous parler ou vous envoie un message sur la messagerie interne. Dès que cela se produit, et que vous répondez, il vous faut entre 10 et 20 minutes pour revenir au niveau de concentration auquel vous étiez au préalable. Que ce soit un email, une notification Instagram (en passant, abonnez-vous à notre compte Instagram @juliedesk 😉 ), un collègue ou encore votre smartphone qui vous rappelle qu’aujourd’hui, c’est l’anniversaire de votre mère, la meilleure façon de gérer ces distractions, c’est de les mettre de coté jusqu’à ce que votre Pomodoro se soit écoulé.

Si c’est un message, luttez contre l’envie de le vérifier aussitôt ou, si vous savez que vous ne pourrez pas résister, utilisez des applications telles que Freedom ou StayFocusd pour vous aider à couper physiquement ces distractions pendant que vous travaillez. Si une pensée non liée à la tâche survient soudainement, écrivez-là quelque part et continuez sur votre lancée. Et si vos collègues ont besoin de votre aide, demandez-leur de vous laisser un post-it sur votre bureau et vous leur ferez un retour dès votre prochaine pause.

2. Prendre le contrôle sur votre temps : pour ceux qui ont du mal à gérer leur temps, cette technique pourrait être la solution. Une fois les distractions maitrisées, vous vous rendrez vite compte de la valeur de votre propre temps. Certaines tâches demandent plus de temps que d’autres, mais on ne le sait pas toujours en avance. La pratique du Pomodoro aide à évaluer le temps requis par une tâche.

3. Au final, une fois qu’on connait le temps nécessaire pour mener à bien une tâche et qu’on reste concentré sur cette tâche, cette technique améliore la qualité et la quantité de travail accompli. Après tout, c’est en forgeant qu’on devient forgeron, non ? Ainsi, plus on se concentre sur une tâche, plus la qualité de notre travail s’améliore, et si la qualité augmente, c’est motivant, et lorsqu’on est motivé, plus rien ne peut nous arrêter ! C’est un cercle vertueux qui vous aidera à surmonter la procrastination.

Pour plus d’informations sur la technique Pomodoro, vous pouvez consulter cette ressource : la technique Technique de Francisco Cirillo.

Quelles sont les limites de cette approche ? 

Bien que la technique de Pomodoro ait un impact positif sur la productivité de ceux qui l’adoptent, elle comporte également quelques désavantages.

Tout d’abord, bien que la plupart des distractions puissent être contrôlées, certaines sont tout de même plus difficiles à ignorer que d’autres. Reprenons l’exemple de votre collègue qui a besoin de vous. Oui, vous pouvez lui demander d’attendre que vous finissiez votre tâche avant de répondre à sa demande, mais que faire dans le cas d’une urgence qui ne peut attendre ?

Ensuite, pour améliorer la productivité, il faut tenir compte de tous les facteurs qui peuvent affecter la réussite de cette technique. Chaque personne est unique et ce système peut être plus facile pour certains que pour d’autres. Nous avons tous des périodes où nous sommes plus ou moins productifs ; il faut savoir être flexible avec le Pomodoro, pour se l’approprier et trouver l’approche qui convient le mieux. Par exemple, la durée recommandé d’un Pomodoro est de 25 minutes, mais il est possible de faire le test sur une durée plus courte ou plus longue, afin de voir la meilleure option pour vous. C’est en procédant par itérations que vous trouverez ce qui vous convient.

Vous hésitez à tester cette technique ? Julie vous fait gagner près d’une heure par jour, alors profitez de ce laps de temps pour tester cette technique et comprendre votre style de travail !