204 millions. C’est le nombre d’e-mails qui étaient envoyés chaque minute dans le monde, en 2015. Si les courriers électroniques ont été considérés comme un mode de communication révolutionnaire lorsqu’ils ont fait leur apparition en entreprise, de plus en plus d’études pointent désormais du doigt la perte de productivité occasionnée par la réception d’un flot incessant de courriels.
E-mails et productivité ne vont pas toujours de pair
D’après une étude réalisée par Adobe en 2017, les cadres français consacreraient 5,1 heures par jour à la lecture de leurs courriels. Chaque jour un peu plus remplies, nos boîtes mails nuisent-elles à notre concentration ? C’est en tout cas ce que craignent certaines entreprises qui, pour préserver la productivité de leurs salariés, ont décidé de restreindre ou carrément interdire l’utilisation du courrier électronique. Il y a quelques mois, la Harvard Business Review évoquait d’ailleurs le cas de la société française de services informatiques Atos. Son PDG, Thierry Breton, s’était donné pour objectif en 2011 de devenir une entreprise « zéro e-mail » sous trois ans. Si, à l’heure actuelle, Atos n’a pas encore complètement réussi son pari, « le volume d’e-mails a diminué de 60%, passant d’une moyenne de cent mails par semaine et par employé à moins de quarante. »
Toutefois, il semblerait que ce ne soit pas tant la quantité de courriels reçus qui nuit au bien-être et à la productivité des salariés que la manière dont ces derniers en prennent connaissance. Une étude, conduite par des chercheurs du Future Work Centre de Londres et relayée par le journal Ouest France en 2016, a en effet révélé que c’est la consultation compulsive des e-mails et les notifications push qui représentent les plus grands facteurs de stress pour les travailleurs ! Sur les 2000 salariés britanniques interrogés, 62% ont affirmé garder leur messagerie électronique ouverte toute la journée. Et, près d’une personne sur deux a avoué recevoir ses mails en temps réel sur son smartphone.
Productivité : 5 conseils pour mieux gérer ses mails au quotidien
Quelques astuces simples peuvent être mises en place afin de ne plus laisser notre messagerie électronique écraser notre productivité et dévorer notre temps.
1. Consulter ses emails à des moments définis
D’après les auteurs de l’étude que nous venons d’évoquer, le simple fait de consulter nos e-mails à des moments définis de la journée ou uniquement lorsque c’est vraiment nécessaire pourrait contribuer à préserver notre efficacité. L’idée étant de ne pas ouvrir sa messagerie électronique de manière frénétique plusieurs dizaines de fois par jour et ainsi de ne pas laisser son esprit souffrir d’une certaine forme de pollution informationnelle. On peut ainsi par exemple consulter ses mails le matin, après la pause-déjeuner et en fin de journée ou encore à chaque fois que l’on termine une tâche et que l’on s’apprête à en commencer une autre.
2. Désactiver les notifications
Évidemment, cela suppose donc de désactiver les notifications annonçant la réception d’un nouveau courriel sur son ordinateur et sur son smartphone.
3. Créer des dossiers et appliquer des filtres
Pour les personnes qui reçoivent beaucoup d’e-mails quotidiennement, il peut également être utile de créer des dossiers et d’appliquer des filtres. L’idée étant de pouvoir ranger les courriels qui ne nécessitent pas une réponse immédiate et qui peuvent donc être lus ultérieurement. L’objectif ? Désengorger sa boîte de réception et avoir une vision globale de son contenu. Ces astuces permettent en effet de reprendre le contrôle sur sa messagerie électronique et de ne pas laisser les e-mails urgents et importants se noyer dans la masse. Ces derniers, une fois traités, devront d’ailleurs être archivés.
4. Prioriser ses emails
Une gestion efficace de sa messagerie électronique passe aussi évidemment par une bonne gestion du temps. Nous avons souvent tendance à penser que tous les mails que l’on reçoit sont urgents. En atterrissant dans notre boîte de réception, ils apparaissent comme une nouvelle tâche à accomplir rapidement et monopolisent ainsi, plus ou moins consciemment, une partie de notre attention. Or, les courriels urgents et importants sont généralement bien moins nombreux qu’on ne le pense ! Pour prioriser le contenu de sa boîte de réception et ainsi organiser son emploi du temps au mieux, il peut être intéressant de s’aider de la Méthode Getting Things Done ou de la Matrice d’Einsenhower. Avec de tels outils de gestion du temps, il devient en effet bien plus simple de distinguer les courriels purement informatifs, ceux qui peuvent être traités immédiatement par le biais d’une réponse courte et ceux qui nécessitent un temps de réflexion plus conséquent.
5. Cibler ses réponses
Enfin, gérer ses mails plus efficacement, c’est aussi penser au contenu des boîtes de réception de ses collègues. La fonction « Répondre à tous » dont on use et abuse dans certaines entreprises doit être réservée à certains cas particuliers : elle n’a d’utilité que si l’on estime que la réponse apportée peut intéresser l’ensemble des personnes inscrites dans la boucle !
Timyo, «l’e-mail important au bon moment»
S’il existe déjà de nombreux logiciels permettant d’organiser et ranger ses courriels, Timyo se démarque en offrant la possibilité à ses utilisateurs de les classer en fonction de la date limite de réponse renseignée par l’expéditeur. Idéale pour réduire la charge mentale occasionnée par la réception de nombreux e-mails, cette application permet d’organiser naturellement sa messagerie électronique et ainsi de connaître, en un coup d’œil, ses priorités. En outre, elle contribue à responsabiliser l’expéditeur et à favoriser les temps de déconnexion !
Vous avez mis en place d’autres astuces pour gérer vos mails au quotidien ? Racontez-nous !
