De nombreuses entreprises connaissent, ponctuellement ou de manière récurrente, des périodes de surcroît d’activité. Si l’on associe souvent à l’expression « surcharge de travail » une connotation négative, il faut pourtant reconnaître que les périodes de surrégime font partie intégrante des cycles naturels du travail. L’important, c’est donc d’apprendre à y faire face efficacement en optimisant sa gestion du temps et sa productivité. Et, pour ce faire, la matrice d’Eisenhower apparaît comme un outil incontournable !
La surcharge de travail : première cause de stress
Si la surcharge de travail peut être consécutive à une augmentation de l’activité de l’entreprise (chaque membre doit redoubler d’efforts pour continuer à mener à bien les missions qui lui sont confiées), elle peut également être la conséquence directe d’une baisse d’activité (l’entreprise est en crise et l’ensemble de ses acteurs doit travailler plus avec moins de moyens).
Souvent inévitables, ces périodes de surrégime impactent directement le niveau de stress et donc le système de gestion du temps des dirigeants comme des salariés. En 2011, une étude réalisée par le cabinet de recrutement Robert Half auprès de 2100 personnes a en effet révélé que la surcharge de travail était la première source de stress. 52% des salariés Français interrogés ont associé leur anxiété à l’augmentation de la quantité de travail tandis que seuls 25% d’entre eux l’ont justifié par la pression exercée par leur hiérarchie.
Un stress contre-productif
Face à une quantité de travail importante et imprévue, les petites habitudes d’organisation ne sont plus d’aucun secours. La perte de repères occasionnée peut alors susciter une inquiétude importante et impacter directement la qualité du travail effectué : le travailleur devient moins performant au moment même où l’on attend de lui qu’il le soit davantage. Et, ce ne sont pas les études réalisées sur le sujet qui diront le contraire !
Plusieurs travaux ont révélé que le stress représentait un frein à la productivité des employés et donc, de manière peut-être moins significative mais tout aussi préoccupante, à celle de l’entreprise. Global Corporate Challenge (désormais connu sous nom de Virgin Pulse Global Challenge) révélait par exemple en 2015 que seuls 63% des employés stressés avaient l’impression d’avoir une productivité au-dessus de la moyenne contre 87% des employés non stressés. Réalisée à partir de données recueillies dans 185 pays, cette étude met à mal l’idée répandue selon laquelle le stress témoigne de la motivation et de l’efficacité des salariés.
Gérer son temps pour gérer son stress
Quelle que soit l’origine de la surcharge de travail, l’essentiel c’est donc de mettre en place une stratégie d’adaptation efficace afin de ne pas se laisser déborder, dépasser voire même écraser par la somme de tâches à accomplir.
Mais comment gérer son stress alors même que l’on n’a pas la certitude de pouvoir accomplir la quantité de travail demandée dans les délais impartis ?
Grâce à la gestion du temps bien sûr ! En domptant le temps qui s’écoule inexorablement, le travailleur a la possibilité de réinventer sa manière de travailler et d’optimiser considérablement sa productivité. Et ce ne sont pas les solutions qui manquent ! L’application Freedom permet par exemple de bloquer, sur le téléphone ou l’ordinateur, les réseaux sociaux, les e-mails et divers contenus intempestifs afin de permettre à ses utilisateurs de rester entièrement concentrés sur les objectifs qu’ils poursuivent. Toggl, quant à lui, enregistre le temps passé sur chaque tâche et permet ainsi d’avoir une vision globale de sa journée de travail. Toutefois, si ces outils de gestion du temps représentent des solutions idéales pour booster sa productivité sur le long terme, ils ne sont pas toujours adaptés aux périodes de surcharge de travail imprévues qui exigent une réactivité immédiate.
Définir ses priorités avec la matrice d’Eisenhower
Bien gérer son temps c’est être capable de prioriser. En effet, la surcharge de travail est parfois telle qu’il est impossible de tout accomplir dans les délais impartis : il faut alors évaluer l’importance de chaque tâche et faire des choix. Pour ce faire, la matrice d’Eisenhower apparaît comme un outil indispensable.
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important », aurait déclaré un jour Dwight David Einsenhower.
Conçu par le 34ème Président des Etats-Unis, cet outil se présente sous la forme d’un tableau composé de deux axes. Le premier représente l’urgence des tâches à accomplir et le second, leur importance.
La matrice d’Eisenhower se compose donc de quatre cases et c’est un outil idéal pour identifier les tâches qui peuvent être reportées dans le temps, celles qui peuvent être déléguées – à une assistante virtuelle du nom de Julie par exemple 😉 – ou celles qui doivent tout simplement être annulées :
- la première case correspond aux tâches importantes et urgentes : il faut leur accorder beaucoup d’attention et les effectuer rapidement.
- la seconde renferme les activités importantes mais non urgentes : elles sont indispensables à notre productivité mais ne nécessitent pas d’être accomplies dans un court délai.
- la troisième représente les activités urgentes et non importantes : elles doivent être accomplies rapidement mais ne contribue pas à l’atteinte d’objectifs particuliers. Il faut donc les considérer avec attention afin de voir si elles peuvent être déléguées !
- enfin, la quatrième correspond aux activités non urgentes et non importantes : elles gênent la concentration, font perdre du temps et il faut donc faire son possible pour les limiter voire les supprimer.
En dissociant l’urgent de l’important, la matrice d’Eisenhower permet de faire face efficacement aux imprévus sans pour autant prendre un retard considérable sur les actions qu’il faudra continuer à mener une fois la période de surcharge de travail terminée.
Utiliser la matrice d’Eisenhower au quotidien
De nombreuses applications directement inspirées de la matrice d’Eisenhower ont été développées ces dernières années. Côté IOS, on retrouve Focus Matrix, un « gestionnaire de tâches » qui dispose de nombreux paramètres. Les utilisateurs ont notamment la possibilité d’assigner des délais aux tâches enregistrées, de déléguer certaines d’entre elles par e-mail ou textos ou encore de mettre en place un système de rappel.
Côté Android, c’est My Effectiveness qui fait figure de référence en matière de gestion du temps !
Vous utilisez la matrice d’Eisenhower pour gérer votre temps et faire face à des surcharges de travail ? Faites-nous part de vos commentaires !