Etude de CasGestion du Temps

Améliorer la fiabilité de la prise de RDV – Le témoignage de Philippe Yonnet

Philippe Yonnet est le fondateur et CEO de l’agence Search Foresight, une agence conseil spécialisée en référencement.

Ils aident des grandes marques, des pureplayers, des startups, des sites de media et autres à optimiser leurs sites web pour être plus visibles dans les moteurs de recherche.

Organiser ses RDV en moins de 30 min par semaine

Avec son activité Philippe doit gérer beaucoup de déplacements. Il manage directement ou indirectement 70 personnes, réparties sur plusieurs sites, principalement à Nantes et Levallois Perret et il se déplace régulièrement pour aller voir ses clients, qui sont basés un peu partout en France et à l’étranger.

L’optimisation de son temps est donc devenue une priorité : “Sans optimisation de mon temps, entre les réunions, les rendez-vous internes et externes et les déplacements, il me faudrait des journées de 48 heures pour arriver à tout caser.”

Pour optimiser son temps, Philippe a testé plusieurs solutions de prise de RDV mais la plupart demandent que les interlocuteurs s’habituent à une nouvelle interface, ce qui n’est pas toujours simple à l’usage. “Il arrive également que les interlocuteurs refusent de passer par l’outil, ce qui ruine l’intérêt de ces services.”

C’est en faisant de la veille technologique pour son département de recherche, qui crée des applications pour le SEO et le SEA utilisant le machine learning et les technologies TALN (Traitement Automatique du Langage Naturel),qu’il a découvert Julie Desk. “C’est d’abord ma curiosité qui m’a incité à souscrire à la solution. Ensuite, j’ai trouvé le service ultra pratique, et je suis resté fidèle à ce service depuis.

Fluidité et fiabilité des échanges

Ayant en moyenne une vingtaine de RDV par semaine, Julie Desk lui assure une fiabilité dans la gestion de ses RDV. “Julie demande les numéros de téléphone des interlocuteurs, c’est très utile en cas de retard. Elle note également les lieux de rendez-vous, relance ceux qui n’ont pas répondu à une invitation, et elle gère très bien les subtilités liés aux décalages horaires ! Bref, le taux de RDV ou de réunions ratées à cause d’un manque de rigueur dans la prise de RDV a beaucoup baissé.”

Utilisateur depuis près de 2 ans, l’utilisation du langage naturel est aussi un avantage considérable pour Philippe: “L’avantage avec Julie, c’est que tout se passe avec des mails en langage naturel, et à l’usage, personne ne la contourne ! Clairement, les gens évitent d’être malpolis en ne répondant aux mails de relance de Julie, alors qu’ils n’en ont souvent rien à faire des relances automatiques visiblement envoyées par des programmes.”

En effet, de nombreuses personnes dans son entourage professionnel ne se rendent pas compte qu’il s’agit d’un programme. “Je détecte régulièrement que des gens qui interagissent avec Julie depuis des semaines pensent qu’il s’agit d’une salariée, ou de mon assistante personnelle. Pourtant, la signature que nous avons créée pour les mails devrait les mettre sur la voie (Julie, Intelligence Artificielle @Search Foresight). Mais les échanges sont tellement fluides qu’il est effectivement difficile de s’en rendre compte.”

Le mot de la fin ? “Je perdais 1 à 2 heures par semaine minimum à échanger des mails pour organiser des rendez-vous. Avec Julie Desk c’est tombé à moins d’une demi-heure et le taux de réunions ratées à cause d’un manque de rigueur a beaucoup baissé. »

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